Come organizzare le spese di rappresentanza

Per le aziende, così come per i professionisti, esiste una casistica assai varia sulle spese che possano essere considerate detraibili dall’IVA o deducibili dalla dichiarazione dei redditi. Ad oggi, un gran numero di aziende, se non la maggior parte, ha costi e spese che vanno ad inserirsi tra quelle che si è soliti chiamare spese di rappresentanza e possono avvalersi di vantaggi fiscali ad hoc. Ma di cosa si tratta, più nello specifico? Cosa dispone la normativa fiscale apposita che disciplina le spese di rappresentanza?

Spese aziendali di rappressentanza

Per fare un esempio di cosa si intenda per “costi di rappresentanza” ecco un caso molto ricorrente: quello dell’azienda che, in periodo di feste, decida di omaggiare i suoi dipendenti con regali, viaggi, o simili,e sta, proprio in quel momento e con quella decisione, sostenendo spese di rappresentanza. Spese attraverso le quali, appunto, l’impresa rappresenta e promuove il suo brand, il suo spirito aziendale e i suoi servizi e prodotti. Naturalmente, questa rappresentanza può essere esplicitata in maniera diretta, se il soggetto principale dell’azione è l’azienda stessa, o indiretta, se, invece, a rappresentare l’azienda in un determinato contesto significativo è un professionista incaricato.

Di seguito vedremo come possano essere indicizzati questi costi e il regime fiscale cui sono soggetti.

Quali sono le spese di rappresentanza?

L’Agenzia delle Entrate, tramite la Risoluzione n. 27/E del 12 Marzo 2014, che a sua volta si rifà a un decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze datato novembre 2008, fornisce un elenco che ci permette di capire quali siano le voci di spesa da intendere come spese di rappresentanza:

  • Spese per viaggi turistici, all’interno dei quali siano svolte significative funzioni di promozione dei beni, dei prodotti o dei servizi offerti dall’azienda. In poche parole, quindi, si tratta di viaggi promozionali;
  • Costi sostenuti per feste tenute all’occorrenza di ricorrenze aziendali, anniversari e per l’apertura di nuove sedi o uffici dell’impresa;
  • Spese per feste o eventi di intrattenimento in occasione di mostre o fiere in cui sono esposti i beni prodotti dall’azienda
  • Altri tipi di spesa

Come si evince dall’elenco sopra riportato, la casistica di ciò che può essere indicizzato come “spesa di rappresentanza” è molto varia ma possiede un prerequisito fondamentale: l’aver a che fare con finalità promozionali dell’impresa e della sua filosofia.

Un’indicazione necessaria, che è possibile desumere anche dall’apposito decreto disciplina la fiscalità cui queste spese sono sottoposte: il Decreto sulla crescita e sull’internazionalizzazione delle imprese in attuazione della legge 23/2014, in vigore dall’autunno del 2015. In particolare, l’art. 9 è dedicato al tema delle spese di rappresentanza e inserisce il seguente contenuto a modifica di una legge precedente, datata addirittura 1986:

“Le spese di rappresentanza sono deducibili nel periodo di imposta di sostenimento se rispondenti ai requisiti di  inerenza stabiliti con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze, anche in funzione della natura e della destinazione delle stesse”.

La deducibilità si applica soltanto alle spese inerenti le finalità della rappresentanza: da questo requisito è impossibile sfuggire.

spese caffe con carta

Deducibilità delle spese di rappresentanza

Tornando all’esempio che abbiamo fatto in apertura, le spese per gli omaggi in occasione di ricorrenze o festività sono deducibili integralmente se di costo unitario non superiore a 50€, sia per quanto riguarda l’IVA che per le imposte dirette. 

Ma le cose cambiano leggermente nel momento in cui a sostenere tali spese è un professionista, incaricato dall’azienda, o da quello che si è soliti chiamare “committente”. In questo caso, interviene a regolamentare la legge 22 maggio 2017, n. 81, Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l'articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato. 

La disciplina prevede un un modus operandi di questo tipo: nel caso in cui dovesse trattarsi  di spese di vitto e alloggio, così come di spese di viaggio, il professionista è tenuto a presentare una fattura riguardante il solo servizio da lui offerto (senza includere spese di viaggio e alloggio sostenute dall’azienda) al proprio committente, che potrà poi dedurre il costo per il viaggio e la permanenza dell’incaricato in relazione alla categoria di appartenenza. 

Le spese di rappresentanza per i professionisti si rifanno alle regole seguenti: i costi di viaggio o di trasporto sono integralmente deducibili dall’IVA, seguendo sempre il principio di inerenza alla propria attività lavorativa. E questo per evitare un cattivo utilizzo della detraibilità. Rientrano nello sconto dell’IVA anche i viaggi destinati alla formazione, e quindi convegni o seminari, che sono detraibili al 50%. Seguendo, invece, le regole sui rimborsi viaggio, le spese per gli spostamenti sostenuti all’interno del territorio comunale in cui ha sede l’attività professionale, non si avvalgono della deducibilità.

La normativa, quindi, è molto dettagliata su ciò che è possibile dedurre o meno, e sui vantaggi che i professionisti o le aziende possono sfruttare da un punto di vista fiscale. Ma è sempre bene fare attenzione ai requisiti di cui abbiamo ampiamente parlato. L’inerenza alle finalità dell’attività aziendale non può mai venire meno, pena l’impossibilità della deducibilità e della detrazione. Regole ferree, senza ombra di dubbio, ma vantaggiosa per aziende e professionisti.

 

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