Un piccolo studio di tre persone che apre la partita IVA oggi può gestire documenti, progetti, grafica e statistiche del sito senza pagare un abbonamento. Il problema, di solito, emerge qualche mese dopo: lo spazio di archiviazione finisce, la cronologia dei messaggi sparisce, il quarto collaboratore non può più essere aggiunto alla bacheca condivisa.
I piani gratuiti dei servizi più diffusi sono strumenti seri, ma ciascuno ha un limite preciso. Conoscerlo prima di scegliere evita di dover migrare dati e abitudini quando il lavoro è già avviato.
Archiviazione e condivisione dei file
Google offre 15 GB gratuiti per account, ma lo spazio è condiviso tra Drive, Gmail e Google Foto: chi usa la stessa casella da anni spesso ne ha già consumata una parte consistente con allegati e fotografie. Microsoft OneDrive parte da 5 GB, sufficienti per documenti di testo e fogli di calcolo, molto meno per immagini e video.
Per inviare file pesanti a un cliente, il piano gratuito di WeTransfer è stato ridotto: secondo le condizioni attuali consente fino a 10 trasferimenti al mese, con un tetto di 3 GB, e i file restano disponibili per 3 giorni. Per un uso occasionale basta; per chi invia materiali ogni settimana conviene valutare alternative, alcune delle quali sono descritte nella guida del portale su come inviare file online gratuitamente.
Organizzazione del lavoro e comunicazione
Trello resta una soluzione immediata per gestire attività con bacheche a colonne, ma dal 2024 gli spazi di lavoro gratuiti sono limitati a 10 collaboratori, conteggiando anche ospiti e inviti in sospeso, come indicato da Atlassian. Superata la soglia, le bacheche diventano di sola lettura. Notion, nella versione gratuita, è adatto soprattutto all'uso individuale: le funzioni di collaborazione e quelle basate sull'intelligenza artificiale sono il principale incentivo a passare ai piani a pagamento.
Per la messaggistica di team, Slack gratuito mostra solo i messaggi e i file degli ultimi 90 giorni e permette di collegare fino a 10 app, secondo la documentazione ufficiale di Slack. Se la chat è il luogo in cui si prendono decisioni con i clienti, un archivio che si cancella dopo tre mesi è un rischio, non solo un limite. Le informazioni importanti vanno riportate in un documento o in una email.
Grafica e video
Canva nella versione gratuita copre la maggior parte delle esigenze di una piccola attività: post per i social, presentazioni, volantini. Prima di usare un modello per un logo o un marchio conviene leggere le condizioni di licenza, che per alcuni elementi grafici pongono limiti all'uso come segno distintivo. Adobe Express offre funzioni analoghe. Per il montaggio video esistono editor gratuiti anche nel browser, ma è bene verificare se applicano filigrane all'esportazione e come trattano i contenuti caricati.
Analisi del sito e statistiche
Per chi ha un sito, la combinazione di base è gratuita: Google Search Console mostra per quali ricerche le pagine compaiono su Google e segnala gli errori di indicizzazione, Google Analytics 4 misura visite e conversioni, Microsoft Clarity aggiunge mappe di calore e registrazioni delle sessioni, con il mascheramento dei dati sensibili. Google Trends aiuta a capire la stagionalità degli argomenti.
Gratuito non significa privo di obblighi: Analytics e Clarity installano cookie e raccolgono dati di navigazione, quindi vanno inseriti nell'informativa e gestiti attraverso il banner per il consenso, come richiedono le linee guida del Garante per la protezione dei dati personali.
Prima di registrarsi a un nuovo servizio
- Leggere la pagina dei limiti del piano gratuito, non solo quella dei prezzi.
- Verificare se i dati possono essere esportati facilmente in caso di cambio di servizio.
- Usare un account aziendale, non personale, per gli strumenti condivisi con collaboratori.
- Controllare dove vengono conservati i dati, soprattutto se riguardano clienti.
Altre segnalazioni di risorse e servizi gratuiti sono raccolte nella sezione Utile e gratuito nel web.
